„Ein einheitlicher Standard ist nötig“

Als in den 1990er Jahren die elektronische Abrechnung in das Gesundheitswesen Einzug hielt, geschah dies aus einem einfachen Hintergrund. Im Rahmen der dritten Stufe der Gesundheitsreform wollte die Politik für mehr Transparenz sorgen. Die Idee dahinter: Leistungserbringer stellen durch diese Art der Abrechnung den Krankenkassen umfangreiches Zahlenmaterial zur Verfügung, durch das die Kassen mit dem Gesetzgeber auf sachlicherer Ebene diskutieren und somit auch den Wettbewerb auf Kassenseite erhöhen können.
Der Pflicht zur elektronischen Abrechnung per Datenaustausch nach §302 SGB V kommen Hörakustiker schon lange nach. Alle teilen dabei eine Erfahrung: Abrechnungen sind eine aufwendige Tätigkeit, die viel Zeit und Genauigkeit erfordert. Der Aufwand ist derart hoch und komplex, dass er heutzutage ohne spezifische Softwarelösungen nicht mehr zu bewältigen wäre. Unternehmen wie Ipro, Amparex, IPN, Euronet oder Asego sorgen mit ihren Verwaltungsprogrammen dafür, dass die notwendigen Schnittstellen zu den Krankenkassen geschaffen werden. Ob nun Rechnungsstellung für Kunden sowie Kostenträger, Verwaltung der Warenwirtschaft oder Übersicht zu Reparaturpauschalen. Auf solche Anwendungsmöglichkeiten will und kann kein Hörakustiker heutzutage verzichten.

Doch moderne Kunden- und Verwaltungsdatenbanken stellen nicht nur die Schnittstelle zu den Krankenkassen dar. Diese Programme zielen vor allem darauf ab, den betrieblichen Wertschöpfungsprozess an sich zu steigern. Das gelingt, in dem Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material oder Kommunikationsabläufe rechtzeitig und bedarfsgerecht miteinander verknüpft, geplant und gesteuert werden können. In der Fachsprache bezeichnet man solche Informations- und Kommunikationstechnik branchenübergreifend als ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning Systems). ERP-Software wird also eingesetzt, um die operative Geschäftstätigkeit zu strukturieren und die Steuerung aller Abteilungen eines Unternehmens in einem integrierten, modular aufgebauten Systems zu koordinieren.

Clever eingesetzt, sind die Möglichkeiten, den Betrieb in seinem Ablauf besser zu organisieren, auf diesem Gebiet sehr groß. Dennoch gibt es bis heute Hürden. Man nehme etwa das Zusammenspiel zwischen ERP-Software und der Bestellung einer Otoplastik. Da Ohrabdrücke zumeist per Post verschickt werden, erfolgt die Auftragsvergabe in den allermeisten Fällen per Handnotiz oder per Anruf. Das, obwohl viele Otoplastiklabore heute schon moderne Bestellverfahren anbieten. Schnittstellen zur ERP-Software sind also vorhanden, werden aber seitens der Hörakustiker kaum angenommen. Weshalb eigentlich? Ein fehlender Scanner allein kann hier jedenfalls nicht die Begründung sein. Fakt ist, dass sowohl Hörakustikbetriebe als auch Otoplastiklabore wie auch Hersteller oftmals vor der Herausforderung stehen, einen hohen bürokratischen Aufwand betreiben zu müssen, um einen Bestellvorgang abschließend und vollständig in die jeweilige ERP-Software einzupflegen.

Die Idee zum Meeting
Ein Umstand, der viel Arbeit macht, aber nicht notwendig wäre. Das findet zumindest Ilka Hameete, eine junge Produktmanagerin bei Amparex. Sie ist zwar erst seit anderthalb Jahren in der Hörbranche. Doch für jemanden, der sich seit dem Studium mit ERP-Systemen auseinandersetzt, stellt der Ist-Zustand keinesfalls eine zufriedenstellende Lösung dar. Angebote, die kaum genutzt werden. Auf das Problem erstmals richtig gestoßen ist Hameete auf dem EUHA-Kongress 2016. „Die vielen Kundengespräche in Hannover zeigten mir, dass der Wunsch nach mehr und einfacheren Bestellinformationen in der ERP-Software groß ist. Und das Bild, das ich erhielt, war überall gleich. Ob nun Hersteller, Otoplastiklabore, Hörakustiker oder der Softwareanbieter – alle investieren viel, sind aber mit dem augenblicklichen Zustand nicht zufrieden. Dabei ließe sich das leichter regeln“, sagt Amparex-Produktmanagerin Ilka Hameete.
Noch während des EUHA-Kongresses trifft Hameete deshalb den Entschluss, ihren Chef Stephan Förderung, Geschäftsführer bei Amparex, auf das Problem anzusprechen. Schnell sind sie sich einig. Wenn jedes Labor seine eigene Schnittstelle ausbaut, dann ist das vor allem eins: unpraktisch. Es braucht einen gemeinsamen Standard, ist Hameete deshalb überzeugt. „Grundsätzlich bin ich ein großer Fan von Teamarbeit. Das meine ich auch firmenübergreifend. Denn kostenlose Standards, wie die Linux-Gemeinde sie etwa hervorbringt, besitzen große Vorteile. Die können so groß sein, dass sich ganze Branchen, wie zum Beispiel die Optik, darauf verständigen. Warum also sollte das nicht für die Hörakustikbranche möglich sein?“, erklärt Ilka Hameete.

Um das Problem praktisch anzugehen, unterbreitet Hameete ihrem Arbeitgeber auch sogleich einen Vorschlag, den andere vielleicht als letztes in Erwägung ziehen würden. Alle Unternehmen, die im Otoplastikbereich tätig sind, sollen zusammenkommen, um an einem runden Tisch über gemeinsame Lösungen zu reden. Bei Amparex findet ihre Idee Zustimmung und Unterstützung. Das gibt Ilka Hameete die Möglichkeit, schon in den Wochen danach aktiv zu werden. „Da ich weiß, dass der persönliche Umgang viel mehr bringt als Emails, habe ich alle mir zur Verfügung stehenden Kontakte persönlich angerufen, um für ein Otoplastikmeeting zu werben. Das Feedback hierfür war groß. In diesem Zuge erfuhr ich aber auch, dass es bereits Versuche gegeben haben soll, ein solches Meeting zu veranstalten. Damals leider ohne Erfolg,“ erklärt Ilka Hameete. Dennoch verschickt sie bereits im November Einladungen für das erste Otoplastikmeeting und richtet im Netz vorsorglich eine Arbeitsplattform bei Confluence ein. (siehe https://otoplastikstandard.atlassian.net/)

Keine acht Wochen später, am 18. Januar, war es dann soweit und Ilka Hameetes Mühe sollte erste Früchte tragen. Knapp 30 Vertreter aus dem Otoplastikbereich waren der Einladung gefolgt, um einen Tag lang die Möglichkeiten eines gemeinsamen ERP-Standards zu erörtern. Treffpunkt war das Wöllhaffcenter, ein Konferenz- und Tagungszentrum, das sich direkt am Stuttgarter Flughafen befindet. Pünktlich um 10 Uhr ging es los. Den Einstieg in das Meeting begann Hameete damit, bei jedem Teilnehmer die Erwartungen an das Treffen zu erfragen. Auch wenn sich da bereits etliche zu klärende Punkte und Fragen aufzeigten, im Kern erntete Ilka Hameete bei den Teilnehmern allgemeine Zustimmung, als sie die Einführung zusammenfasste: „Unsere Software ist dazu da, den Nutzen der Anwender zu verbessern. Ich glaube, es leuchtet ein, dass dieser eher mit einer Schnittstelle erreicht wird, als zwanzig verschiedene zu programmieren. Diesen Aufwand könnte man sich sparen, dann hätten wir auch mehr Zeit, um andere Projekte für unsere Kunden zu realisieren.“

ERP-Software und die Bestellung einer Otoplastik – Ein Zusammenspiel mit Hürden
Entsprechend ging man nach der Vorstellungsrunde auf den Ist-Zustand ein. Dieser bestand darin, jedem Teilnehmer deutlich zu machen, wie der Bestellprozess einer Otoplastik aus der jeweiligen Perspektive aussieht. Den Start für die Otoplastiklabore machte hier zur Überraschung vieler der Hörakustiker Andreas Bögl. Er berichtete zunächst einmal den Industrievertretern, weshalb sich viele Hörakustiker mit der Bestellung von Otoplastiken schwertun würden. Das läge vor allem daran, dass jeder ein eigenes Bestellsystem betreibe, das je nach Hersteller unterschiedliche Bestellwege vorsehe. Auch erhielte man meist keine Rückmeldung über Lieferzeiten und Status der Bestellung. Ein weiteres Problem sah Bögl auch darin, dass jeder Mitarbeiter ein Passwort benötige und diese dann für jedes Portal einzeln dezentral gepflegt werden müssen. „Obwohl Hersteller sich wünschen, dass mit seinen Auftragsblöcken bestellt wird, sehe ich eine gegenteilige Tendenz. Viele Akustiker entwickeln lieber eigene Bestellformulare, um die Handhabung im Betrieb besser zu steuern“, so Bögl, als er seine Sicht als Kunde schilderte.

Danach übernahm Jürgen Lang, Entwickler und Leiter Otoplastik-Produktion bei Egger, der die Sicht der Labore beschrieb. Lang lieferte Andreas Bögl sogleich Argumente, weshalb er Bestellungen mit eigenem Auftragszettel als kritisch erachte. Unabhängig davon, dass gerade handschriftliche Bestellungen viel Mühe kosteten, stünde man häufig vor dem Problem, dass Bestellungen ohne Bezug auf die eigentliche Produktpalette erfolgten. Aus diesem Grund hätten unter anderem viele Otoplastiklabore eigene Webseiten/Portale entwickelt. Auch wenn diese meiste sehr straff organisiert seien, könne man schon heute nahezu alle Portale über die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme aufrufen und via einem Login die Kommissionsdaten bzw. einen ID-Order übergeben. Die Portale seien jedoch nicht einheitlich gestaltet, ein Problem, wie Jürgen Lang meint: „Hörakustiker bestellen nach jeweiliger Logik und Aufbau des ausgewählten Otoplastiklabors. Das ist zwar umständlich, wenn sich Kunden mehrere Login-Daten merken und in die Logik einer Seite reindenken müssen. Dennoch macht es für mich mehr Sinn, Online-Lösungen zu verwenden“, so Jürgen Lang, der in der Folge sowohl in Hinsicht auf Datenempfang als auch in der Datenrückgabe für eine einfachere Anbindung an ERP-Systeme warb. Daher, so Lang, sollten auch Otoplastiklabore ein Interesse haben, den Aufbau solcher Bestellprozesse, transparenter zu gestalten. Zudem würden im Augenblick nur teilweise Auftragsinformationen an ERP-Systeme zurückgegeben werden.

Im Anschluss an Jürgen Lang folgte Sebastian Matzke von Sivantos, der die Sicht der Hersteller erläutern sollte. Er ging erstmalig auf die Idee ein, dass man allgemeinhin einen Produktkatalog zur Verfügung stellen könne, der Rückgabewerte beinhaltete. Dies würde ermöglichen, an vereinbarte Positionen die jeweilige ID der gewünschten Daten, wie etwa Material, Form oder Zusatzausführungen, mitbeizufügen. Wie viele Pflichtattribute diese IDs enthalten sollten, um flexibel zu bleiben, hielt er jedoch offen. Denn der Wunsch aus Herstellersicht könne nur lauten, alle Aufträge elektronisch über eBusiness zu erhalten. Dies träfe im nächsten Schritt auch die Scans. „Tatsache ist, dass 70 Prozent aller Bestellungen per Post geschickt werden und zwar herstellerübergreifend. Da oftmals Bestellzettel mit undeutlichen oder falschen Angaben eingehen, ist der Klärungsbedarf vor allem bei den IdOs riesig. Deshalb müssen wir viel Zeit und Aufwand investieren, um all diese Aufträge zu checken,“ sagte Sebastian Matzke. Der große Vorteil einer elektronischen Bestellung liege deshalb auch darin, dass Hörakustiker über eBusiness nur valide Bestellungen eingeben können und damit den Klärungsbedarf verringern und eine schneller Bearbeitung ermöglichen.

Die Optikbranche ist bereits einen Schritt weiter

Georg Weiß, Geschäftsführer des Softwaredienstleisters Look4Optics, stellte nach dem Mittagessen das etablierte Spectarisformat vor. Das Spectarisformat wurde 2003 von LOOK4 Company zusammen mit dem Industrieverband Spectaris entwickelt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Es handelt sich dabei um eine Art Produktkatalog, der seit Jahren im Bereich der Optik eingesetzt wird. Dieser ließe sich ebenso für die Otoplastiken anpassen und nutzen. Der Ansatz der Spectarisformate besteht darin, dass im Katalog alle wesentlichen Inhalte für die Nutzung unterschiedlichster Anwendungen mitgegeben werden können. Laut Weiß sei er die Basis für alle weiteren Prozesse. Die Daten, die hier weitergegeben werden, definieren die möglichen Anwendungen bzw. Funktionalitäten späterer Prozesse. Welche Informationen und damit auch die Nutzungsmöglichkeiten mitgegeben werden, bestimmten Georg Weiß zufolge aber die Hersteller selbst.

Für die Nutzung in Hinsicht auf Otoplastiken bedeutet dies, dass nur die für Otoplastiken spezifischen Inhalte (Features) definiert werden müssten. Alle weiteren Dokumente bzw. Prozesse, wie etwa Bestellung, Auftragsverfolgung oder ASN, seien artikelunabhängig und könnten ohne Entwicklungsaufwände direkt verwendet werden. Dies, so Weiß weiter, eröffne die Möglichkeit mit sehr geringem Aufwand und sehr schnell den Standard für Otoplastiken zu erweitern und zu nutzen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil des Katalog-Formates ist der generische Ansatz. Er ermögliche eine schnelle Erweiterung der Parameter, ohne eine Entwicklung und Erweiterung des Formates sowie ohne eine Anpassung der Anwendungen. Dabei beraube man sich auch keinesfalls der Möglichkeit, Innovationen und Neues schnell auf den Markt zu bringen. Die sei ohne Abstimmung mit allen beteiligten Partnern, wie zum Beispiel Softwarehäusern oder andere Hersteller jederzeit durchführbar. Hier könne man auf ein sehr stabiles und umfassend erprobtes System mit über 14 Jahren Erfahrung und Weiterentwicklung verweisen. Für die Nutzung des Standards bietet Look4 umfassende Unterstützung und betreibt im Optik-Bereich auch zwei Service-Portale für die Validierung und automatische Verteilung der Kataloge sowie Shop-Systeme basierend auf den XML-Katalogen.

Einen gemeinsamen Standard erarbeiten
Die Art der Nutzung sei dabei flexibel und ermögliche auch das, was in der Folge des Meetings heiß diskutiert wurde. Möchte man als Hersteller eigene Bestellportale anbieten und damit einen dezentralen Katalog oder will man die Bestellung direkt aus einer gemeinsamen Branchensoftware? Beide Lösungsansätze seien laut Georg Weiss möglich. Das gemeinsame Gespräch über Probleme und Lösungsstrategien zeigte jedoch anschließend, dass eine solche Entscheidung nicht in fünf Minuten getroffen werden kann. Friedrich Bock von Widex etwa gab sich kritisch: „Manche erwarten einfach, dass man als Hersteller zurückruft.“ Dass gewisse Gepflogenheiten nur schwer aus dem Markt zu bekommen sein, merkte auch Dominic Schmidt von Hörluchs Gehörschutzsysteme an. „Ich kenne nicht einen Tag, an denen Bestellzettel nicht ohne Kreuz hereinkommen. In der Praxis muss dann doch hinterher telefoniert werden.“ Auch wurden Stimmen laut, die sich wünschten, die marketingtechnische Perspektive zu berücksichtigen. Viele hätten in den Aufbau von Plattformen investiert, andere wiederum nicht. Deshalb müsse auch darauf geachtet werden, das Alleinstellungsmerkmal, dass sich einige Unternehmen erarbeitet hätten, auch erhalten bliebe.

Alles in allem überwog jedoch der Tenor, dass man gemeinsam für die Hörakustiker Prozesslösungen finden möchte, die die Arbeit aller Beteiligten beschleunigt. Ilka Hameete gab sich daher mit dem Ausgang des ersten Otoplastikmeetings sehr zufrieden. „Ich habe von Anfang an gehofft, dass sich aus diesem Meeting konkrete Ergebnisse formulieren lassen. Das Meeting hat aber meine Erwartungen übertroffen, da diese unglaubliche, konstruktive und ehrliche Gesprächsbereitschaft aller Beteiligten vorhanden war. Vor allem, als Herr Bögl am Anfang die Sichtweise der Hörakustiker darstellte, imponierten mir die vielen Fragen und das Interesse von Seiten der Industrie. Man merkte richtig, dass man offen miteinander umgehen konnte“, freut sich Ilka Hameete nach der Veranstaltung. Aber vielleicht liegt das auch daran, dass die Teilnehmerrunde am Ende des 1. Otoplastikmeetings sich darauf verständigte, zu schauen, wie mit Hilfe der eingerichteten Confluence-Seite ein solcher gemeinsamer Standard bei der Otoplastikbestellung erarbeitet und aussehen könnte. Wer weiß, vielleicht kommt dieser schneller als gedacht.